Wie zijn wij en waarom deze privacyverklaring?

Wij zijn yopro, een creatief en conceptueel bureau gespecialiseerd in videoproducties, fotografie en online campagnes. Ons kantoor is gevestigd aan de Mathenesserdijk 412D in Rotterdam, en we staan ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder het nummer 70618410.

Momenteel maakt yopro opnamen in opdracht van de opdrachtgever, waarvan de gegevens in het door jou getekende toestemmingsformulier zijn opgenomen, hierna te noemen: “Opdrachtgever.” Yopro maakt diverse beelden en verwerkt deze tot een eindproduct, zoals video’s, foto’s en online campagnes. Op (een van) deze beelden zul jij te zien zijn. Hiervoor heeft yopro jouw toestemming gevraagd via het toestemmingsformulier (quitclaims).

Deze privacyverklaring is specifiek van toepassing op personen waarvan opnamen door yopro worden gemaakt. Zodra je het toestemmingsformulier ondertekent, waarmee je toestemming geeft om op de opnamen van yopro te verschijnen, of zodra je zonder dit formulier hiermee instemt en herkenbaar in beeld komt, ontvangen wij jouw persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een individu geïdentificeerd kan worden, zoals een naam en persoonlijke contactgegevens. Yopro stelt deze privacyverklaring op om jou inzicht te geven in het gebruik van jouw persoonsgegevens tijdens en na afloop van de opnamen. Om volledig transparant te zijn tegenover onze klanten, hebben wij een beleid geformuleerd en geïmplementeerd met betrekking tot deze verwerkingen, het doel ervan, en de mogelijkheden voor betrokkenen om hun rechten zo goed mogelijk uit te oefenen.

Deze versie van de privacyverklaring is van toepassing gedurende de tijd dat opnamen van jou worden gemaakt en deze opnamen worden verwerkt in het eindproduct voor onze klant. Wij kunnen de privacyverklaring aanpassen indien nodig. Voor vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring kun je contact met ons opnemen via: info@yopromedia.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij ontvangen jouw gegevens zodra je het toestemmingsformulier ondertekent en/of zodra je op onze opnamen in beeld komt. Wij verwerken je gegevens voor het produceren en (laten) uitzenden van opnamen of fragmenten daarvan. Via het toestemmingsformulier ontvangt yopro de volgende persoonsgegevens van jou: 

• Naam, adres en woonplaats
• Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer
• Handtekening

Via de opnamen zelf ontvangt yopro de volgende persoonsgegevens van jou:

• Beeld- en geluidsopnamen, waaronder je beeltenis, stem en andere fysieke of psychische kenmerken, leefgewoonten, woningkenmerken, etc;
• Persoonlijke kenmerken, indien relevant voor de opname, zoals vrijetijdsbesteding, interesses, beroep of betrekking

Waarvoor verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van onze opdracht voor Opdrachtgever. Opdrachtgever heeft ons verzocht een productie te ontwikkelen, welke kan bestaan uit foto’s, videoproducties en online campagnes.

Op basis van welke grondslag verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Je hebt ons middels het toestemmingsformulier (quitclaims) toestemming verleend om herkenbaar in beeld te verschijnen tijdens onze opnames. Door het toestemmingsformulier te ondertekenen, heb je direct toestemming verleend voor het verwerken van jouw persoonsgegevens en deze privacyverklaring geaccepteerd.

Zonder jouw toestemming zullen er geen opnames van jou worden gemaakt en worden jouw persoonsgegevens niet verwerkt.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de door yopro uit te voeren opdracht voor Opdrachtgever. De duur van de uitvoering varieert per opdracht. Over het algemeen worden de (eindresultaten van de) opnamen binnen enkele maanden aan Opdrachtgever overgedragen. Op dat moment levert yopro de toestemmingsformulieren, inclusief het door jou ondertekende toestemmingsformulier, aan Opdrachtgever. Daarna zal Opdrachtgever zorgdragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en worden de toestemmingsformulieren uit de systemen van yopro verwijderd.

Indien yopro een langdurige samenwerking met Opdrachtgever heeft, kunnen de opnamen langer in ons bezit blijven. In dat geval zullen wij de toestemmingsformulieren afzonderlijk eerder, zo spoedig mogelijk en binnen enkele maanden, afzonderlijk aan Opdrachtgever worden overgedragen. Vanaf dat moment is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens aan de hand van de toestemmingsverklaring. 

Uitsluitend het eindproduct van de producties wordt aan Opdrachtgever opgeleverd. Yopro kan beelden van de opnamen voor de Opdrachtgever bewaren. Nadat de het eindproduct aan Opdrachtgever is aangeleverd, zullen de beelden van de opnamen niet langer op een online schijf worden bewaard, maar op een offline archiefschijf worden bewaard. De beelden op deze offline archiefschijven kunnen maximaal 2 jaar worden bewaard. Na het verstrijken van deze termijn zal yopro geen persoonsgegevens van jou meer bewaren. 

Toestemming verwerking persoonsgegevens intrekken

Aangezien yopro jouw persoonsgegevens op basis van jouw toestemming verwerkt, kun je jouw toestemming op elk moment intrekken, zolang yopro het eindresultaat van de opnamen nog niet aan Opdrachtgever heeft overgedragen. De duur van een opdracht varieert, maar meestal worden de opnamen binnen een paar maanden aan Opdrachtgever overgedragen.

Wil je jouw toestemming intrekken, neem dan contact op met yopro via info@yopromedia.nl. Vanaf dat moment zullen wij jouw persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij de opnamen al aan Opdrachtgever zijn overgedragen. In dat geval zal je contact moeten opnemen met Opdrachtgever om je toestemming in te trekken.

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?

In principe delen wij jouw persoonsgegevens alleen met Opdrachtgever, zodra we de (eindresultaten van de) opnamen bij hen opleveren. Daarnaast werk yopro vaak met derde partijen die (dees) zorgdragen voor de uitvoering van de opdracht van Opdrachtnemer. Aan deze partijen zullen wij ook jouw persoonsgegevens verstrekken. In uitzonderlijke situaties kunnen wij jouw persoonsgegevens ook delen met derden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit kan omvatten:

• Toezichthouders;
• Andere belanghebbenden
• (Contact)personen bij (weder)partijen of hun gemachtigden;
• Verwerkers, zoals onze ICT-dienstverlener.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Yopro neemt technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen, volgens de richtlijnen van het CBP (CBP richtsnoeren: beveiliging van persoonsgegevens).

Een voorbeeld van een technische maatregel is dat jouw persoonsgegevens via een beveiligde verbinding worden verzonden naar Opdrachtgever. Daarnaast worden je gegevens tijdens de verzending versleuteld om te voorkomen dat ze in verkeerde handen vallen.

Welke privacyrechten heb je?

Als yopro jouw persoonsgegevens verwerkt conform deze privacyverklaring, heb je verschillende privacyrechten:

• Recht op informatie, inzage, correctie en dataportabiliteit: Je hebt recht op een begrijpelijke uitleg over de verwerking van jouw persoonsgegevens en kunt ons vragen om je gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kun je vragen om je digitale gegevens te ontvangen om deze over te dragen naar een andere organisatie.
• Recht op beperking, recht om vergeten te worden, bezwaar maken en een klacht indienen: Je kunt ons vragen om het gebruik van jouw gegevens te beperken, je toestemming in te trekken en ons te vragen om al jouw gegevens te verwijderen. In sommige gevallen kunnen of mogen wij jouw gegevens niet verwijderen. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens of een klacht in te dienen over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken.

Niet tevreden met hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken?

Voor alle bovenstaande verzoeken kun je contact met ons opnemen via info@yopromedia.nl. Wij verwerken jouw verzoek of bezwaar binnen 30 dagen. Indien het om meerdere of complexe verzoeken gaat, nemen we uiterlijk binnen 60 dagen contact met je op. Om er zeker van te zijn dat het verzoek daadwerkelijk door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee te sturen, waarbij je je pasfoto, MRZ, paspoortnummer en BSN onleesbaar maakt om je privacy te beschermen. Yopro wijst je erop dat je ook een klacht kunt indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Nog vragen over deze privacyverklaring?

Heb je een vraag of klacht over deze privacyverklaring of wil je meer weten over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem gerust contact met ons op.